Подписаться на ленту новостей через RSS канал


17 February 2022

База знаний для IT-компании. Кейс внедрения L2U InKnowledge в Notamedia

Профиль компании

Notamedia - международный интегратор и digital-агентство. Работает в двух направлениях: как агентство полного цикла, предлагая услуги веб- и мобильной разработки, дизайна и брендинга, и как интегратор, осуществляющий внедрение CRM, ERP, BI-систем, разработку ПО и развитие цифрового маркетинга.

Лидер в создании цифровых сервисов и digital-экосистем для бизнеса и госструктур. Является членом Российской ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК) и International Association of Business Communicators (IABC).

Notamedia является не только партнером L2U, внедряя наши решения на международных рынках, но также клиентом и активным пользователем.

Цели и задачи проекта

Основная задача проекта - сократить время на поиск и обмен информацией между сотрудниками, а также объединить и систематизировать все рабочие материалы и знания различных департаментов на одном ресурсе.

Описание проекта

До внедрения InKnowledge сотрудники компании пользовались Google документами, хранили рабочую информацию на диске и личных компьютерах. Это было неудобно как в личном пользовании, так и в совместной работе. Множество папок и копий документов затрудняли поиск нужной информации, чтобы получить актуальные данные, часто приходилось обращаться к коллегам.

В связи с кратным масштабированием кросс-функциональной команды, изучив все за и против, в Notamedia приняли решение создать общую базу знаний и интегрировать ее в корпоративный портал на базе Битрикс24.

Реализация проекта началась в мае 2021. Несмотря на наше желание и готовность помочь, интегратор настоял на том, чтобы настройкой и наполнением системы сотрудники занимались самостоятельно. Перед тем как предлагать наше решение на рынке, Notamedia было важно проверить, действительно ли это так просто, как мы об этом говорим.

Нам было приятно узнать, что в процессе настройки не возникло никаких сложностей и ребята быстро и отлично справились с поставленной задачей.

Проект был разделен на 2 части: сначала База знаний была развернута как standalone решение, затем ее интегрировали в корпоративный портал на Битрикс24.

Полная интеграция, настройка системы, первичное обучение и наполнение контентом заняли всего 2 месяца. Поле внедрения системы сотрудники быстро адаптировались к изменениям и начали активно пользоваться Базой знаний.

Создание базы знаний позволило внедрить в компании новый подход к контенту — в том числе и к его генерации. После того как все документы компании объединены в единое информационное пространство, новая информация добавляется структурировано и максимально оптимизирована для поиска.

Результаты

Базой знаний Knowledge активно пользуются все сотрудники компании (около 180 человек). Подробнее о работе с системой рассказала Татьяна Пенетова, Исполнительный директор и HRD Notamedia:

“Мы всегда тестируем цифровые решения и продукты наших партнеров в контуре собственного бизнеса прежде, чем предложить их рынку и клиентам. Компания Listen2U – один из ведущих партнеров Notamedia. Базу знаний InKnowledge мы внедрили в середине 2021 года. И уже сегодня видим, что время сотрудников на поиск и обмен информацией значительно сократилось.

Мы интегрировали сервис с нашим корпоративным порталом на Битрикс24 и создали единую, удобную и простую библиотеку данных, которая постоянно обновляется. Все документы, регламенты, описания бизнес-процессов теперь доступны в режиме «одного окна» с любого устройства. Это не только упрощает работу команд, но и облегчает процесс онбординга и обучения новых сотрудников.

Кроме того, в базе знаний доступен раздел «Wiki для разработчиков». Он помогает поддерживать культуру работы с кодом и проектами в распределенных командах: наши IT-специалисты от Калининграда до Владивостока используют Wiki как «настольную книгу».

Поэтому наша база знаний сегодня — несомненно, один из важнейших активов Notamedia”.

Дальнейшие планы

Преимущество InKnowledge в том, что помимо хранения документов и быстрого поиска по ним, система позволяет в режиме конструктора строить скрипты и подключать различные каналы коммуникации, например, телефонию, чат-ботов или голосовых ассистентов, мессенджеры и т.д. Таким образом снижается нагрузка на службу поддержки, сокращаются операционные расходы, а входящие обращения клиентов закрываются быстрее и качественнее.

В планах Notamedia — развитие направления технической поддержки в одном из зарубежных представительств, где InKnowledge сможет выступить в качестве платформы для Service-desk.

Больше информации по проектам и решениям L2U на сайте https://l2u.ru